伝統文化

暑中見舞いをメールで返信する時のマナーを徹底解説してみた!

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暑中見舞いのやり取りは日本の伝統文化です。丁寧なはがきを受け取るととてもいい気分になるものですね。

でも最近ではビジネスの場面などを中心に、メールで暑中見舞いを受け取る機会も増えてきました。

あなたは暑中見舞いははがきで出す方ですか?それもも手軽なメールで出すことが多いですか?

私も初めてメールで暑中見舞いを受け取った時には、どんな風に返信したら良いのか大いに戸惑った覚えがあります。

では実際にどんな返信をすべきなのか?調べてみたらとても興味深い事が出てきました!

ぜひ最後までお付き合いくださいね。

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メールでの暑中見舞いにはメールでOK

メールで頂いた暑中見舞いにメールで返信することは失礼には当たりません。

暑中見舞い等の挨拶文は相手から頂いたのと同じ方法で返事を返すのが基本です。よってメールにはメールで、はがきにははがきで返事を出しましょう。

返事を出す時の注意点は他にも次のような事柄があります。

  • 受け取ったらできるだけ速やかに返事を返す。メールはその日のうちに返信をする
  • 返信機能を使わずに新規作成をする
  • タイトルに要件と差出人が分かるように記入する
  • 本文の後に署名を添付する
  • 機種依存文字や顔文字は使わない

続いては各注意点について詳細に見ていきましょう。

返信はその日のうちに

暑中見舞いの返事は速やかに返すのがマナーです。特にメールでの返信は受け取ったらすぐに作成して、その日のうちに送信します。

頂いたのがはがきならば1日、2日のうちに返事を出すこととされています。その理由は、はがきを用意して下書き、清書(またはパソコンで印刷)とある程度手間がかかるためです。

これに対してメールの特性は即時に相手に送ることができることです。よって時間を置かずに返信をするのが失礼に当たらないためには大切なことなのです。

返信機能は使わずに新規作成

返事は新規作成して送信しましょう。面倒だからといって頂いたメールに返信機能を使って送信すると、記入すべき事柄が抜け落ちたりしてやはり失礼な文面になる恐れがあるからです。

例えば、タイトルが「Re:」となっていたりしても気が付かずに送信することが考えられます。受け取る相手としてはこうしたメールはスパムの可能性もあるため、読まずに削除するかもしれません。

メールは新規作成してタイトルから丁寧な文面を心がけるのが基本ですね。

そのタイトルを記入する際にもちょっとした心配りが必要です。続けてご覧ください。

タイトルには差出人と要件を盛り込む

タイトルには差出人と要件を盛り込む様にします。こうすることで受け取る側はスパムメールではないと判断することができ、確実に読んでもらうことにつながります。

タイトルの付け方のいい例と悪い例を示しますので参考にしてください。

良いタイトルの例

◯◯株式会社 鈴木より 暑中のお見舞い

暑中お見舞い申し上げます(◯◯株式会社 鈴木)

暑中のお見舞いを有難うございました(◯◯株式会社 鈴木より)

悪いタイトルの例

暑中のお見舞い

暑中お見舞い申し上げます

鈴木です

Re:

メールを有難うございました

タイトルから丁寧に作成することが相手に誠意を伝えることにつながります。丁寧なメールは受け取る側としても気分が良いものですよ。

本文の後に署名する

本文の後に、所属、氏名、メールアドレス、電話番号などが分かる署名をして送信しましょう。

こうした署名は、メールの作成時に自動的に記入される機能が、それぞれのメーラーに付属しています。予め設定しておきましょう。

Outlookをお使いならこちらの記事が参考になると思います。 ⇒ 署名を作成してメッセージに追加する

Gmailならこちらを参考にどうぞ。 ⇒ Gmail での署名の作成

機種依存文字や顔文字を使わない

これは当然の配慮と言えますが、機種依存文字や顔文字を使うことは絶対に避けましょう

機種依存文字は使っているパソコンやスマホのオペレーティングシステムによっては文字化けして読めない可能性が高いことがその理由です。

また、顔文字は親しい間柄ではより親しみが深まる効果を得ることはできます。しかし目上の人や取引先などに対しては逆に失礼と受け取られてマイナスイメージになる恐れがあります。

こうした細やかな部分への配慮をすることも相手との信頼関係の構築には大切なことなんですね。

それでは最後に、メールで返信をする際の具体的な文例をご紹介します。

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メールでの返信の文例

タイトル:日の本物産株式会社営業部 山田より(暑中のお見舞い)

大東京商事株式会社

営業1課課長 佐藤一郎 様

暑中お見舞い申し上げます

平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。

このたびは御丁寧な暑中のお見舞いを頂戴し、ありがとうございました。

佐藤様より頂いたご指導のもと、私ども一同業務に邁進していく所存です。

暑さはこれからが本番です。

佐藤様はじめ皆様におかれましてもどうかご自愛下さい。

…………………

日の本物産(株)東京都渋谷区◯◯◯□−□−□

営業部 山田太郎 tel.03-0000-0000

E-mail:**@**.**

…………………

 

タイトル:暑中お見舞い申し上げます((株)アメリカエンタープライズ総務部 鈴木)

株式会社ワシントンDC

経理部部長 山本花子 様

暑中お見舞い申し上げます

先日はご多用の中、お時間をいただき誠に有難うございました。

またこの度は丁寧なお見舞い状を賜りましたこと、感謝いたします。

山本様より多くの宿題を頂戴し、現在検討および再調整をしているところです。

今しばらくお時間を頂くかと思いますが、整い次第ご連絡申し上げます。

暑さも厳しい折、皆様におかれましてはどうかご自愛下さいませ。

…………………

(株)アメリカエンタープライズ 東京都渋谷区◯◯◯□−□−□

総務部 鈴木 一夫 tel.03-0000-0000

E-mail:**@**.**

…………………

 

まとめ

いかがでしたか?社交辞令にもメールを使うことが多くなり手軽に連絡を取り合える昨今です。それだけに大切な相手には礼儀と配慮を尽くして返信をすることが重要なんだと思いました。

通常の暑中見舞いや残暑見舞いの返事についてはこちらの記事を参考にしてくださいね。

それでは今回の記事の内容をおさらいしておきましょう。

まとめ

  • 暑中見舞いのメールにはメールで返すのが基本です。
  • 返信は届いた日のうちに行いましょう。
  • 返信機能を使わずに新規作成をしましょう。
  • タイトルで差出人と要件が分かるようにしましょう。
  • 本文の後に署名をいれましょ。
  • 機種依存文字や顔文字を使うことは避けましょう。
  • オーソドックスな返信例を記載しました。

これでメールの暑中見舞いを頂いても慌てずに対処できるかな?社会人のマナーとしてぜひ身につけておきたいスキルですね。

最後までお付き合い頂きありがとうございました。

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